Signature et refus de signer des documents électroniques

Les documents de signature ne sont disponibles que pour les employés qui en ont le droit et un certificat de signature électronique a été reçu. Si la signature des documents n’est pas disponible, contactez un employé disposant de droits administratifs pour lui donner le droit de signer des documents .

La signature de document est possible pour les documents situés dans les dossiers Traitement requis, Boîte de réception, Boîte d'envoi, Interne (avec le statut Signé requis).

Si dans la liste des documents à gauche du nom du document apparaît:

- cela signifie que ce document est en cours de traitement par un autre utilisateur (le document est ouvert ou vérifié). Lorsque vous passez le curseur de la souris sur l'icône, un indice apparaît avec le nom de l'utilisateur qui travaille avec le document.

et rayer le document - cela signifie que le document vient d'être supprimé par un autre utilisateur. Lorsque vous passez le curseur de la souris sur l'icône, un indice apparaît avec le nom de l'utilisateur qui a supprimé le document. Vous pouvez ouvrir un tel document en cliquant sur son nom.

Il est possible de signer (refuser de signer) en un ou plusieurs documents à la fois:

1. Pour signature (déni de signature):

   
   

   En cas d'ouverture de la fenêtre Gestion électronique de documents , cliquez sur le bouton Remplir l'application , remplissez-le et envoyez .

   
   

2. Cliquez:

   • Signer et compléter le workflow (pour signer le document);

     Lorsqu'une demande de signature d'un document sortant après sa signature, le document est envoyé à la contrepartie ou aux divisions.

   • Refuser / Refuser la demande de signature à l'employé (refuser et envoyer le document à l'employé qui a envoyé la signature) ou Refuser / Refuser la signature du document à la contrepartie (envoyer le refus à la contrepartie du document (documents).

3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, confirmez la signature ou le refus de la signature en indiquant le motif du refus.

   • Si l'utilisateur a plusieurs certificats de signature électronique et qu'aucun n'est sélectionné pour signer des documents, sélectionnez celui dont vous avez besoin à l'aide du lien.

     

     Dans la fenêtre de sélection du certificat, la case à cocher Mémoriser mon choix dans l'organisation actuelle est sélectionnée . Cela signifie que les documents seront signés par le certificat sélectionné par défaut. Si nécessaire, la boîte peut être retirée.

     Vous pouvez modifier le certificat en un autre à l'aide d'un lien pour en choisir un autre lors de la signature de documents ou dans des paramètres personnels.

   • Si une signature électronique en nuage est utilisée, dans la fenêtre de confirmation de la signature de document, spécifiez le code du SMS.

Après la signature, l’état du document passera à Signé .

Si le document a été rejeté, le statut passera à Signature refusée . Dans la fenêtre d’affichage du document, le message Signé nié apparaît pour quelle raison et par qui .

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